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从“众口难调”到“众口称赞”
来源: 时间:2006-04-13 00:00:00

——小浪底建管局政研会会务工作中的几件小事


 

常言道“众口难调”,这句话用在会务工作上也是如此。

然而,小浪底建管局在承办中国水利政研会的时候,却把“众口”调满意了,赢得了众口称赞。政研会常务副会长张渝生在会中多次对我局表达谢意,返京后又特地致电:“你们的工作非常细致,代表们都很满意,我代表部政研会向你们表示感谢”。与会的水科院水生态研究所黄继春代表会后给会务人员发来手机短信:“我虽已返汉,但您们的敬业热情、工作质量、团队精神依然感染着我。祝一切顺利!” 

会务人员究竟做了什么,能让与会领导和代表如此感动?

1、会前动员

2004年8月,中纪委驻水利部纪检组领导来我局考察工作时,提出由我局承办政研会第六次会员代表大会的建议,局领导欣然领命。在今年1至4月份的局务会议上,殷保合局长多次强调要认真做好这项工作,并对如何办会提出具体要求。随着会期的临近,会务领导小组成立,会务准备工作方案出台。会前,两次召开会议进行动员。张善臣副局长强调:“不要把办会当作负担,而要当做一次锻炼我们工作能力,提高我们工作水平,展示我局文明单位风采的一次好机会。”“要做就要做好!”

2、会场选择

4月份,几个大型会议在郑州市召开,宾馆、酒店特别紧俏。而代表大会会期因领导日程安排等原因多次变更,原来预订的宾馆只好退掉。当会期最终确定在4月13日之后,郑州市内几乎所有有承办大型会议能力的宾馆、酒店都被预订一空,这可把会务组急坏了!最后通过河南省水利厅的协助,联系到郑州高新技术开发区的光华大酒店作为开会地点之后,会务组才算松了口气。

3、温馨短信

政研会开会的头两天,郑州地区气温骤降,天上还下起了小雨。

未来几天,天气会不会还是这么冷呢。会务组请郑州市的气象专家进行了会商。

4月11日晚,即将启程参会的180多名代表们均收到了这样一条手机短信:“尊敬的各位领导、各位代表:为方便您参加会议,现将郑州未来四天天气情况告知于您:12日小雨转阴,12~8℃;13日阴间多云,10~4℃;14日阴天,10~4℃;15日多云转晴,14~5℃。小浪底建管局提醒您适量增减衣物,顺祝旅途愉快。”

4月13日晨,郑州火车站人头攒动。“好冷啊”,许多乘客走下火车,被冻得瑟瑟发抖,而我们的会议代表们却将早已准备好的厚衣服穿在身上,从容赴会。

一位广州代表说:“来之前我们那里还穿短裤呢,幸亏你们发短信提醒了我。”

“你们想得太周到了!”这是与会代表的共同心声。

4、接站卡片

会议代表来自全国各地,接站人员又是初次见面,要做到及时准确地接站难度很大。因为天气的原因,许多航班误点更为接站增加了难度。但是,负责会务工作的年轻人多,点子也多,他们“发明”的一种“接站卡片”将接站难度大大降低。

“接站卡片”上注明了将要接站的航班号,本次航班代表人数、姓名、性别、级别、到站时间等,而且还给每个卡片编上号码。“接站卡片”分别送给车队和会场接待人员,飞机一到站,工作人员便马上拿出小卡片对照接待,方便快捷。

5、买特产

会议期间,只要代表有需要,会务人员会想尽办法尽量满足。

北京一位代表因为第一次到河南,很想买些河南的特产,但因为会议时间紧,没有时间去买,这个愿望眼看要成为遗憾。当会务人员得知这个消息后,马上抽时间帮他寻找所需的特产,买来后送到他的房间,令这位代表十分感动。

6、帅哥靓妹

“你们小浪底建管局的人精神面貌真是好,个个都是帅哥靓妹啊。”河海大学代表颜教授在吃饭的时候与会务人员闲聊。

“你们局连司机都很帅呢。”水利网站的李萌也和会务人员开玩笑。

的确,为了更好的做好服务工作并展现出小浪底人良好的精神面貌,会议筹备小组要求所有参会人员统一着装。笔挺的西服,飘逸的领带,确给代表们留下了深刻的印象。

会务组还对从全局调用的42辆小轿车提前进行了检查和清洗保养。亮车加上靓人,自然会令代表们心动。

7、制作座次表

为保证会议有序进行,局领导要求会务组在与会人员报到后,排出一张与会人员照相位次表和开会座次表,12日晚上提前发到与会人员手中。可是,由于与会者报道时间不一,部分单位的人选发生了临时变动,表格内容只好多次调整,定稿时已是凌晨2点25分,此刻,光华大酒店的商务中心早已关门,200多份表格只能拿到远在10公里外的办公楼复印。当表格复印完毕并通过门缝塞到每个代表房间时,已是凌晨4点30分。

天将亮时,张善臣副局长到会务组检查工作。看到忙碌了大半夜的7个年轻人在会务组狭小的房间里拥挤着睡去时,张副局长也被感动了。

8、“四个一”工程

为展示我局精神文明建设成果,丰富会议内容,我局决定为本次会议献上“一本书、一张光盘、一本画册,一次展览”,简称“四个一”工程。

可是从作出这项决定到会议召开,只有短短两个月时间,期间要撰写文稿、挑选照片、编辑排版、联系印务、审核校对,称其为“工程”,决不为过。

这可把负责此项工程的党委工作处的同志忙坏了。两个月里,加班加点地干,连吃饭、睡觉都嫌耽误时间。会议召开前夕,工程终于完工。

当汪恕诚部长和众多会议代表在展板前驻足观看并不时发出赞美声时,他们心里乐滋滋的。

9、会后总结
    4月17日下午1点30分最后一名代表平安地离开郑州,大会全部工作圆满结束。4月26日,我局召开专题会议总结政研会会务工作经验,形成会议纪要留给今后借鉴。作为会务工作的总指挥,张善臣副局长激动地说:“通过承办这次会议,我局职工展现出良好的精神风貌,我们“全国文明单位”这张牌子经受住了考验,一大批年轻人得到锻炼!”